Ein unbestreitbarer Teil jedes künstlerischen Projekts ist das Sammeln von Fördermitteln – ein notwendiger Schritt, den viele Choreografen fürchten. Aber eine Fundraising-Veranstaltung muss kein Mitsing-Dinner oder ein unangenehmer Networking-Abend sein. Ihre Gala kann der Ästhetik Ihres Unternehmens entsprechen, sei es ein entspannter Abend mit alten Freunden und neuen Unterstützern, ein intimes Abendessen für Spender oder sogar ein Abenteuererlebnis nach eigener Wahl für Teilnehmer, die sich alleine treffen möchten. Rhythmus. Die Choreografin Amanda Selwyn, deren gleichnamige Kompanie dieses Jahr ihr 23-jähriges Bestehen feiert, hat alle drei Ansätze erfolgreich ausprobiert. Der gemeinsame Nenner? „Ich plane jeden Moment“, sagt sie. „Da kommt der Choreograf und Produzent in mir zum Vorschein.“ Mit der richtigen Herangehensweise, Vorbereitung und sorgfältigen Choreografie der beweglichen Teile kann eine Benefiz-Gala die produktive und unterhaltsame Veranstaltung sein, die Sie brauchen.
ERKLÄREN SIE DIE VORTEILE
Danielle Russo, künstlerische Leiterin ihrer eigenen projektbasierten Kooperative, des Danielle Russo Performance Project, macht so transparent wie möglich, wohin Geldspenden fließen. „Ich werde sagen: ‚Das ist unser Budget, das garantieren wir, und das ist das Gleichgewicht’“, sagt sie. „Aber ich werde es auch in folgende Begriffe unterteilen: ‚Ein Geschenk in Höhe von x Dollar wird einen unserer Tänzer für eine Probenwoche unterstützen.’ Es gibt den Spendern ein Gefühl dafür, was sie beitragen.“ Selwyns Ziel für jede Spendenaktion, die sie durchführt, ist immer gleich: „Die Formel, die ich anstrebe, ist, dass 30 % der Einnahmen für die Abdeckung der Veranstaltung und 70 % für unser Networking verwendet werden“, sagt sie.
Berücksichtigen Sie die Zeit sorgfältig
Planen Sie gut im Voraus. Selwyn empfiehlt, mit der Planung Ihrer Veranstaltung sechs Monate im Voraus zu beginnen.
Überlegen Sie, ob Sie das Ereignis mit einer Premiere verknüpfen möchten oder nicht. Aufgrund des Arbeitsaufwands, der mit dem Start einer Gala und Premiere verbunden ist, entscheiden sich einige Künstler möglicherweise dafür, eine jährliche Spendenaktion von ihrer Aufführungssaison zu trennen. „Trotzdem kann es schön sein, das Publikum in eine Aufführung einzubeziehen, um gleichzeitig einen Benefizabend zu veranstalten“, sagt Selwyn. „Es fühlt sich natürlich an.“
Fristen in letzter Minute können zu Ihrem Vorteil wirken. „Spender werden großzügiger reagieren, wenn sie wissen, dass der letzte Countdown für eine Produktion läuft – dass ihre Spende nicht nur entscheidend ist, sondern etwas bewirken wird“, sagt Russo.
Erstellen Sie ein Gastgeberkomitee
Selwyn bittet derzeitige und ehemalige Vorstandsmitglieder und Freunde der Tänzer und Mitarbeiter der Kompanie, ein Galakomitee zu bilden und eine bestimmte Anzahl von Tickets für die diesjährige Spendenaktion zu verkaufen. „So erreichen wir unsere Umsatzziele“,
sagt Selwin. „Es ist sehr schwierig, Menschen zur Teilnahme an einer Spendenaktion zu bewegen, es sei denn, sie sind in irgendeiner Weise mit unserer Organisation verbunden.“
ZAHLEN SIE NICHT FÜR EINEN STANDORT, WENN SIE ES VERMEIDEN KÖNNEN
Die Kosten für die Anmietung eines Veranstaltungsortes für Ihre Veranstaltung sind wahrscheinlich der größte Posten in Ihrem Budget, daher kann die Spende eines Raumes einen großen Unterschied zu Ihren Gesamtausgaben machen. Es ist auch eine Möglichkeit für einen Spender, der möglicherweise nicht über die finanziellen Mittel verfügt, um einen großen Betrag zu spenden, um Ihr Unternehmen dennoch sinnvoll zu unterstützen. „Einige meiner Kunden, die in einer zentral gelegenen Wohnung von gewissem Prestige, Größe und Kapazität wohnten, boten sehr großzügig an, über Nacht zu bleiben“, sagt Russo. “Sie konnten nicht so viel Geld in Dollar geben.”
Stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung barrierefrei ist.
„Zugänglichkeit ist in vielerlei Hinsicht sehr wichtig“, sagt Russo und nennt die Lage des Veranstaltungsortes und ob er zentral und mit mehreren Verkehrsmitteln erreichbar ist, sowie die Erfüllung der Standards des Americans with Disabilities Act in Bezug auf die physische Zugänglichkeit. Selwyn versucht, den Abendplan im Fluss zu halten. „Ich möchte nicht, dass die Leute aufstehen und sich eine 45-minütige Präsentation ansehen müssen“, sagt sie.
MACHEN SIE ES EINFACH, große und kleine Geschenke zu verschenken und zu feiern
Es ist wichtig, dass es einfache Möglichkeiten gibt, Spenden zu erhalten. Russo sagt, dass bei seinen Veranstaltungen „die Leute einen Umschlag auswählen konnten, um Bargeld oder einen Scheck einzuwerfen oder eine elektronische Zahlung mit einem Kreditkartenprozessor oder Venmo vorzunehmen“. Sie behandelt jede Spende gleich und merkt an, dass „5 US-Dollar für jemanden viel sein können und mit der gleichen Dankbarkeit und dem gleichen Respekt entgegengenommen werden sollten wie 500 US-Dollar.“
ERWARTEN SIE NICHT, DASS KÜNSTLER KOSTENLOSE ARBEIT BEITRAGEN
Russo ist der festen Überzeugung, dass Künstler, die an einem Projekt beteiligt sind, das sie zu finanzieren versucht, nicht an der Spendenaktion arbeiten müssen, egal ob es sich um den Verkauf von Tickets oder die Aufführung handelt. „Letztendlich hast du sie eingestellt, um an deinem Projekt zu arbeiten“, sagt sie, „und sie sind Angestellte, egal ob sie Freunde sind oder sich tief mit der Arbeit verbunden fühlen.“
FINDEN SIE SPONSOREN ODER SACHSPENDEN
Der Aufbau von Geschäftspartnerschaften oder das Erhalten von Essens- und Getränkespenden für Ihre Veranstaltung kann einen großen Unterschied darin machen, wie viel Sie direkt in Ihr Kunstprojektbudget investieren können (im Gegensatz zu den Betriebskosten Ihrer Fundraising-Veranstaltung). „Als ich im Jahr 2000 mein Unternehmen gründete, hatte ich einen Mitarbeiter, der großartig darin war, einfach auf den Bürgersteig zu gehen“, erinnert sich Selwyn. „Sie knüpften Beziehungen zu Menschen, die unsere Veranstaltungen jahrelang mit Essen und Wein versorgten. Wenn Sie einen Weg finden, Beziehungen aufzubauen und mit ihnen in Verbindung zu bleiben, wird es nach einer Weile einfach, danach zu fragen.“
VERLIEREN SIE IHREN EMPFANG NICHT
„Ob Sie eine Einzelperson oder ein Einzelunternehmer sind oder eine 501(c)(3)-Dachorganisation durchlaufen, Sie können diese Ausgaben am Ende des Jahres abziehen“, sagt Russo. „Schreiben Sie alles auf, was Sie ausgeben, da dies in Ihrer Steuererklärung enthalten sein kann.“
Es geht nicht nur ums Geld
„Die Einladung, sich die Arbeit anzusehen, mit allen Mitarbeitern zu interagieren und Essen und Trinken mit neuen Menschen mit ähnlichen Interessen zu teilen, ist willkommen“, sagt Danielle Russo und erinnert daran, dass etabliertere Unternehmen möglicherweise Gebühren erheben B. eine Eintrittsgebühr für eine Benefizveranstaltung, haben kleinere, jüngere Genossenschaften wie ihre oft kein Publikum, das einen solchen Auftrag bezahlen kann. „Unser Ziel ist nicht nur, an diesem Abend Geld zu sammeln, sondern vor allem, dass sich die Zuschauer für unsere Aufführung engagieren.“
Selbst für die Choreografin Amanda Selwyn – die über einen Spenderstamm verfügt, der sich eine Veranstaltung mit Eintrittskarten leisten kann – liegt der Fokus darauf, Unterstützung zu kultivieren. „Unser größtes Ziel ist es, Partnerschaften und Beziehungen zu Menschen aufzubauen, die Unterstützer werden können“, sagt sie. Aus diesem Grund bieten ihre Spendenaktionen den Teilnehmern unterschiedliche Erfahrungen: „Ich biete gerne vielfältiges Engagement – jemand möchte sich vielleicht hinsetzen und mit einem Freund plaudern. Jemand anderes möchte vielleicht die Künstler kennenlernen. Jemand anderes möchte vielleicht das Adrenalin einer stillen Auktion erleben.“
